Xin
mời các bạn tham khảo một số bí quyết về kỹ năng và năng lực quản lý dự
án hiệu quả dành cho những người mới nhận trách nhiệm quản lý dự án
hay những người định hướng nghề nghiệp trở thành một nhà quản lý dự án.
Nhận biết và phát huy vai trò của nhà quản lý dự án
Nhà
quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính cho việc lập kế hoạch và
thực hiện một dự án. Bạn phải làm chủ được việc kết hợp được nhiều kỹ
năng bao gồm khả năng đặt ra những câu hỏi xác đáng, nhận biết được
những yếu tố không hiệu quả, giải quyết được những mâu thuẫn cá nhân
cũng như biết cách quản lý theo hệ thống.
Đạt mục tiêu SMART
Một
khi bạn lập kế hoạch dự án, hãy chú ý đến việc phát triển những mục
tiêu mang tính khả thi cao. Các mục tiêu đó cần đạt được tiêu chí SMART
– cụ thể (specific), vừa phải (measurable), được đồng thuận (agreed
upon) , thực tế (realistic) và thời gian hợp lý (time based).
Lập kế hoạch dự án
Dự
án thường không có kết quả chính xác như đã được lên kế hoạch. Kế hoạch
nên được phát triển bởi tất cả thành viên đội dự án hơn là bởi một
mình người quản lý.
Lên ngân sách cho dự án
Bạn
cần phải ước toán được ngân sách cho dự án và thực hiện tốt quá trình
dự đoán hiệu quả đạt được về mặt chi phí dựa trên những thông tin thực
tế hiện tại.
Đề xuất ngân sách
Đề
xuất ngân sách nên chú trọng vào mục tiêu hiệu quả đạt được của dự án ,
cung cấp nhiều thông tin minh chứng cho việc đánh giá hiệu quả của dự
án theo chi phí.
Quản lý nhà đầu tư
Nhà
đầu tư cho dự án là người quan tâm đến dự án của bạn bởi vì họ chính là
người bị ảnh hưởng trực tiếp từ quá trình thực hiện và đầu ra của dự
án. Hiểu được giá trị và các vấn đề của nhà đầu tư là rất quan trọng để
bạn có thể hướng họ theo sự phát triển của dự án, đồng thời chắc chắn
nhận được sự đồng thuận của các bên trong mọi tiến trình thực hiện.
Quản lý rủi ro
Sự
rủi ro chính là yếu tố ngăn cản một dự án đạt hiệu quả như nhà đầu tư
mong đợi. Mỗi nguy cơ xảy ra rủi ro cần được đặc biệt lưu tâm giải quyết
để có thể giữ đúng tiến độ thực hiện dự án.
Quản lý thay đổi
Qui
trình quản lý sự thay đổi là yếu tố chủ đạo quyết định đầu ra thành
công của dự án. Qui trình đảm bảo mỗi thay đổi đã được nhận biết, được
lưu tâm và được xét duyệt trước khi tiến hành thực hiện.
Báo cáo tiến trình thực hiện
Bản
báo cáo tiến trình thực hiện là yếu tố quyết định của công việc quản lý
dự án. Văn bản này nên được thực hiện bởi người quản lý dự án và được
chuyển tới các nhà đầu tư một cách thường xuyên.
Tổng hợp mọi qui định
Quá
trình tổng hợp này là một phần thiết yếu của mọi dự án và mọi công việc
quản lý dự án. Việc hiểu rõ chi tiết những gì dự án cần đạt được là vô
cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án đó.
Sử dụng ý kiến phản hồi như một công cụ
Sau
cùng, là một nhà quản lý dự án, bạn cần phải biết đưa ý kiến và nhận
phản hồi một cách hiệu quả. Ý kiến phản hồi tốt nhất khi được xử lý
triệt để theo từng trường hợp cụ thể.
hợp cụ thể.
